Verwerking data RIVM sneller en beter dankzij optimalisaties GLEAN Study Manager

GLEAN Study Manager – één van de webapplicaties die het RIVM bij haar grootschalige medische studies gebruikt om vragenlijsten uit te zetten, te verwerken en op te volgen – is nu nog verder geoptimaliseerd. Ontwikkelaar Sidekick-IT scherpte de e-mail functionaliteit aan, bouwde data-checks in en voegde een barcode scan functionaliteit toe. Het resultaat: een verbeterde datakwaliteit en data-integriteit en een efficiëntere manier van werken.

Generieke optimalisaties

Het RIVM voert jaarlijks tientallen grootschalige onderzoeken uit. Vaak met meerdere duizenden respondenten, die in sommige gevallen over langere periodes gevolgd worden. Om datakwaliteit en -veiligheid te borgen, maakt het RIVM hierbij onder meer gebruik van de door Sidekick-IT ontwikkelde GLEAN Study Manager. Deze webapplicatie maakt het mogelijk om de gegevens van de grote aantallen deelnemers te beheren en per deelnemer digitale vragenlijsten af te nemen. In overleg met de gebruikers bij het RIVM ontwikkelt Sidekick-IT maandelijks nieuwe functionaliteiten die generiek ingezet kunnen worden ter ondersteuning van alle via GLEAN lopende studies.

Uitbreiding e-mail functionaliteit

De GLEAN Study Manager bevat een e-mail functionaliteit. Hierin kan het RIVM zelf sjablonen maken en dynamisch voorzien van bijvoorbeeld voornaam en achternaam. Deze mails kunnen zonder extern e-mailprogramma worden verzonden. Dankzij de uitbreiding is het nu mogelijk om automatisch herinneringen te versturen naar deelnemers als zij nog een vragenlijst in moeten vullen en om e-mailberichten in de toekomst te plannen. Deze worden dagelijks automatisch door GLEAN Study Manager verstuurd. Dankzij een toegevoegde rapportage kunnen medewerkers van het RIVM zien welke e-mailberichten door wie zijn ingepland en welke e-mailberichten reeds verstuurd zijn.

Barcode scanner maakt werk sneller en betrouwbaarder

Voor diverse studies moeten deelnemers een document ondertekenen en retour sturen om deel te nemen. Om het overzicht te behouden, worden deze documenten middels een gescande barcode gekoppeld aan de betreffende deelnemer. Ook materialen die via de post ingestuurd moeten worden, zoals bijvoorbeeld speeksel of bloed, worden gescand en gekoppeld. Er wordt op deze manier een compleet dossier gemaakt van een deelnemer. De GLEAN Study Manager controleert de geldigheid van de barcodes en geeft met kleurcodes aan waar eventueel een extra check gewenst is, wat de datakwaliteit ten goede komt. Een koppeling aan de e-mail functionaliteit maakt het mogelijk om deelnemers -na het scannen van materiaal- te informeren dat ze nog een vragenlijst in moeten vullen of om ze te bedanken voor hun deelname. De e-mail- en barcodescan-functionaliteit worden dagelijks honderden en soms wel duizenden keren gebruikt.

Ingebouwde datachecks

Om de kwaliteit en consequentheid van de ingevulde gegevens verder te vergroten, is het mogelijk om in de vragenlijsten zogenaamde ‘constraints’ in te bouwen. Zo kunnen er bij bepaalde vragen minimale waarden worden ingegeven -bijvoorbeeld bij leeftijd- en kan het geslacht worden vergeleken met een in het verleden ingevulde vragenlijst. Op inconsequente en onlogische antwoorden volgt een controlevraag. In een log wordt bijgehouden of alle vragen door een bepaalde gebruiker zijn ingegeven en op welke datum en tijd. Is niet alles gevuld, dan volgt een geautomatiseerde reminder met de vraag de vragenlijst verder aan te vullen. Is alles gevuld, dan volgt een mail om de deelnemer te bedanken.

“Minder tijdrovend, minder foutgevoelig”

Klinisch datamanager RIVM: “Wij hebben veel baat bij de huidige functionaliteiten van de GLEAN Study Manager en het feit dat deze aangepast en uitgebreid kunnen worden indien nodig. Door de optimalisaties van GLEAN gaan onze dagelijkse werkzaamheden vlotter en overzichtelijker. Dit is niet alleen voordelig voor ons maar zeker ook voor de deelnemers aan onze klinische studies. De onderzoeken eisen een soms massale in- en uitstroom van zowel materialen als gegevens en met behulp van deze optimalisaties in GLEAN is dit een minder tijdrovend én minder foutgevoelig proces geworden.” Samen met het RIVM blijft Sidekick-IT kijken hoe de huidige functionaliteiten geoptimaliseerd en uitgebreid kunnen worden om processen nog verder te stroomlijnen.