Barcode scanner applicatie en e-mail optimalisatie helpt RIVM bij sneller verwerken data

De uitdaging

Het RIVM voert jaarlijks tientallen grootschalige onderzoeken uit. Vaak met meerdere duizenden respondenten, die in sommige gevallen over langere periodes gevolgd worden. Dit levert een berg data op, die snel, maar wel zorgvuldig en veilig verwerkt dient te worden. Het RIVM maakt hierbij onder meer gebruik van de door Sidekick-IT ontwikkelde GLEAN Study Manager. Deze webapplicatie maakt het mogelijk om de gegevens van de grote aantallen deelnemers te beheren en per deelnemer digitale vragenlijsten af te nemen. Maandelijks ontwikkelt Sidekick-IT in overleg met het RIVM nieuwe functionaliteiten die generiek ingezet kunnen worden ter ondersteuning van alle via GLEAN lopende studies.

Onze oplossingen

1. Uitbreiding e-mail functionaliteit

In de e-mail functionaliteit van de GLEAN Study Manager kan het RIVM zelf sjablonen maken en dynamisch voorzien van gegevens, zoals bijvoorbeeld voor- en achternaam. Deze mails kunnen zonder extern e-mailprogramma worden verzonden. De uitbreiding maakt het mogelijk om automatisch herinneringen te versturen naar deelnemers die nog een vragenlijst in moeten vullen. Tevens kunnen e-mailberichten in de toekomst worden gepland. E-mails kunnen dagelijks automatisch door GLEAN Study Manager worden verstuurd. In een rapportage kunnen medewerkers van het RIVM zien welke e-mailberichten door wie zijn ingepland en welke e-mailberichten reeds verstuurd zijn.

2. Barcode scanner maakt werk sneller en betrouwbaarder

Om het overzicht te behouden bij studies waar deelnemers een document moeten ondertekenen en retour moeten sturen voor deelname, worden documenten middels een gescande barcode gekoppeld aan de betreffende deelnemer. Maar ook materialen als speeksel of bloed, die via de post ingestuurd moeten worden, worden gescand en gekoppeld. Per deelnemer resulteert dit in een compleet dossier. De GLEAN Study Manager controleert de geldigheid van de barcodes en geeft met kleurcodes aan waar eventueel een extra check gewenst is, wat de datakwaliteit ten goede komt. De barcode scanner functionaliteit is gekoppeld aan de e-mail functionaliteit. Dit maakt het mogelijk om deelnemers -na het scannen van materiaal- te informeren dat ze nog een vragenlijst in moeten vullen of om ze te bedanken voor hun deelname. De e-mail- en barcodescan-functionaliteit worden dagelijks honderden en soms wel duizenden keren gebruikt.

3. Ingebouwde datachecks

Door middel van zogenaamde ‘constraints’ wordt de kwaliteit en consequentheid van de ingevulde gegevens verder vergroot. Zo kan er bijvoorbeeld een minimale waarde worden ingegeven bij leeftijd en kan het geslacht worden vergeleken met een in het verleden ingevulde vragenlijst. Zijn antwoorden inconsequent of onlogisch? Dan volgt een controlevraag. In een log wordt bijgehouden of alle vragen door een bepaalde gebruiker zijn ingegeven en op welke datum en tijd. Is niet alles gevuld, dan volgt een geautomatiseerde reminder met de vraag de vragenlijst verder aan te vullen. Is alles gevuld, dan volgt een mail om de deelnemer te bedanken.

“Wij hebben veel baat bij de huidige functionaliteiten van de GLEAN Study Manager en het feit dat deze aangepast en uitgebreid kunnen worden indien nodig. Door de optimalisaties van GLEAN gaan onze dagelijkse werkzaamheden vlotter en overzichtelijker. Dit is niet alleen voordelig voor ons maar zeker ook voor de deelnemers aan onze klinische studies. De onderzoeken eisen een soms massale in- en uitstroom van zowel materialen als gegevens en met behulp van deze optimalisaties in GLEAN is dit een minder tijdrovend én minder foutgevoelig proces geworden.”

- Klinisch datamanager RIVM

benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen met een digitale oplossing op maat?