Bedrijfsprocessen voor GDPR uitwerken met Elements.cloud

Bedrijfsprocessen voor GDPR uitwerken met Elements.cloud

Het is inmiddels februari 2018 en over iets meer dan 3 maanden gaat de nieuwe GDPR wetgeving gelden voor alle Europese landen. In Nederland is deze wetgeving ook wel bekend onder de naam Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Deze wetgeving is erop gericht de privacy van personen te verbeteren en bedrijven hiervoor meer verantwoordelijk te maken. De strekking is dat bedrijven zo min mogelijk gegevens van personen verwerken en deze zo kort mogelijk bewaren.

Bedrijfsprocessen voor GDPR uitwerken met Elements.cloud.

Om te bewijzen dat een bedrijf voldoet aan deze regels moet dit in haar administratie vastgelegd worden. In ons geval moeten wij registreren welke gegevens we van gebruikers bewaren, hoe we daarmee omgaan (veiligheid) en hoelang we deze bewaren (back-ups).

Wij leggen daarom onze processen vast. In ons geval betekent dit dat we moeten aangeven welke stappen we ondernemen om websites veilig te houden, hoe privacy gevoelige data verstuurd moet worden, welke data we wel bewaren en welke niet en welke informatiesystemen er aangepast moeten worden bij het vertrek van een medewerker.

Om onze processen in kaart te brengen maken wij gebruik van de online tool Elements.Cloud dat vergeleken kan worden met Microsoft Visio. Processen worden gemaakt op een groot tekenvel, ook wel shape genoemd. Per proces is het mogelijk om deze weer onder te verdelen in een subproces via de drilldown functionaliteit. Uniek is de mogelijke koppeling van Elements.cloud met Salesforce systemen.

Microsoft Visio bestaat al jaren en kenmerkend voor Visio is de hoeveelheid verschillende soorten elementen die je in processen kan gebruiken. Het vierkant / rechthoek met afgeronde hoeken staat voor een proces en als er een vraag gesteld of beslissing genomen moet worden gebruik je een ruitje. In Elements.Cloud heb je dat niet. Daar heb je alleen een activity als element die de vorm heeft van een rechthoek met afgeronde hoeken. Het is even wennen maar na een tijdje weet je niet beter en processen met Elements.cloud zijn eenvoudiger te begrijpen diagrammen.

Tussen activities kan je lijnen trekken voor de richting van het proces. Voor extra toelichting kan je gele post-its gebruiken. Per activity kan je bepalen wie de actiehouder is en of er bijlagen nodig zijn zoals een toestemmingsformulier. Het resultaat zijn eenvoudige maar duidelijke processen die je vervolgens kan delen door een uitnodiging via de e-mail te sturen. Elements.Cloud is zo bedacht dat je eigenlijk geen processen meer distribueert via PDF, afbeeldingen of op papier.

Zoek je dus nog een goed programma om je processen uit te werken dan kunnen wij Elements.Cloud van harte aanbevelen. Er is een gratis variant beschikbaar waarmee je al een heel eind komt.

Ben je nog niet begonnen met GDPR of nog niet zo heel ver en zou je graag  ondersteuning willen neem dan gerust contact met ons op. Wij komen graag langs om samen kritisch te kijken naar de processen of om de IT bedrijfsvoering te optimaliseren.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *