Inleiding
Stel je voor: tijdens de COVID-19 pandemie moest het RIVM snel betrouwbare gegevens verzamelen van duizenden deelnemers om de volksgezondheid te bewaken. Naarmate de hoeveelheid data en het aantal deelnemers groeit, wordt het noodzakelijk om de werkprocessen te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen. Met onze Glean Study Manager stroomlijnen we de onderzoeksprocessen van het RIVM, waarbij we zorgen voor veilige dataopslag en soepele workflows. In deze case study lees je hoe we het RIVM helpen om hun complexe onderzoeksprocessen te verbeteren en hun data veilig te beheren.
Over de Klant: Wie is het RIVM en Wat Doen Ze?
Het RIVM speelt een belangrijke rol in het bewaken van de volksgezondheid in Nederland. Ze voeren onderzoeken uit op het gebied van gezondheidsrisico’s, vaccinaties en infectieziekten. Tijdens de COVID-19 pandemie was hun onderzoek naar de effecten van vaccinaties van cruciaal belang voor de bestrijding van het virus. Om hun werk goed te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk om met grote hoeveelheden data te werken, die veilig binnen Nederland opgeslagen worden en toegankelijk zijn voor meerdere onderzoekers.
De Uitdaging: Efficiëntie verhogen in het databeheer van grootschalige studies
Het RIVM voerde onderzoeken uit, waaronder de Pienter Corona Studie, waarbij veel deelnemers betrokken waren. Ze hadden een systeem nodig dat hen in staat stelde om meerdere onderzoeken tegelijk uit te voeren, deelnemers efficiënt te beheren en grote hoeveelheden data te verwerken. Bovendien was het essentieel dat de processen veilig, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk bleven voor zowel onderzoekers als deelnemers.
Onze Oplossing: De Glean Study Manager op maat
Voor het RIVM hebben we maatwerk toegevoegd aan de Glean Study Manager om de specifieke wensen en eisen van hun onderzoeken te ondersteunen. Deze oplossing biedt hen niet alleen de mogelijkheid om meerdere studies tegelijk te beheren, maar ook om deelnemers en data eenvoudig te koppelen en te beheren. De Glean Study Manager is een standaard product van Sidekick-IT, ontworpen om medische studies te beheren.
Belangrijke functionaliteiten die we hebben toegevoegd om de processen te optimaliseren, zijn onder andere:
- Scannen van barcodes: Hiermee kunnen fysieke materialen van deelnemers eenvoudig worden gekoppeld aan de juiste studie.
- Automatisch versturen van e-mails: Geautomatiseerde communicatie met deelnemers, bijvoorbeeld na het scannen van barcodes of bij belangrijke updates.
- eCRF (digitale vragenlijsten): Het RIVM kan op maat gemaakte vragenlijsten digitaal aanbieden aan deelnemers en de antwoorden veilig opslaan en verwerken.
- Export van data: Onderzoekers kunnen eenvoudig data exporteren naar Excel of CSV-bestanden voor verdere analyse.
- Importeren van deelnemers: Deelnemers worden efficiënt in het systeem geïmporteerd, waarbij ze automatisch gekoppeld worden aan de juiste studie en vragenlijsten.
- Deelnemers koppelen aan vragenlijsten (eCRF): Dit zorgt voor een naadloze ervaring, waarbij deelnemers gekoppeld worden aan de juiste digitale formulieren.
Wat zijn de Voordelen voor het RIVM?
Dankzij de implementatie van de Glean Study Manager profiteert het RIVM van verschillende voordelen:
- Efficiëntie en tijdsbesparing: Onderzoekers kunnen nu sneller en efficiënter data verzamelen en verwerken, mede dankzij het automatiseren van processen zoals het versturen van e-mails en het scannen van barcodes. Door handmatige processen te automatiseren, wordt kostbare tijd bespaard en kunnen onderzoeken sneller worden uitgevoerd.
- Veilige gegevensopslag: Alle data worden veilig opgeslagen in Nederland en voldoen aan de strengste beveiligingsnormen.
- Flexibiliteit: Het RIVM kan eenvoudig nieuwe studies toevoegen of bestaande studies aanpassen zonder grote wijzigingen in het systeem. Dit maakt het systeem schaalbaar en toekomstbestendig.
- Minder foutgevoeligheid: Het importeren van deelnemers en het koppelen van hen aan de juiste vragenlijsten verloopt soepel, waardoor fouten worden geminimaliseerd.
Onze Uitdagingen: Van complexe vraagstukken naar slimme oplossingen
Een van de grootste uitdagingen was het integreren van een patiëntenportaal en het koppelen van digitale vragenlijsten aan de deelnemers. We moesten ervoor zorgen dat de interface eenvoudig te gebruiken was voor deelnemers, terwijl het systeem robuust en veilig genoeg bleef om grootschalige dataverwerking aan te kunnen. Door deze uitdaging te overwinnen, konden deelnemers zonder problemen hun gegevens invoeren, wat leidde tot een efficiënter onderzoeksproces en betere gebruikservaring voor zowel deelnemers als onderzoekers.
Een andere uitdaging was het exporteren van grote hoeveelheden data (meer dan 15 gigabyte) naar Excel of CSV-bestanden. Door onze geheugen-efficiënte methoden kon het RIVM deze data snel en betrouwbaar verwerken, zonder vertragingen of geheugenproblemen. Dit zorgde ervoor dat onderzoekers sneller toegang hadden tot de benodigde gegevens voor hun analyses, wat de algehele efficiëntie van de onderzoeksprojecten verhoogde.
De Toekomst van Onderzoek: Klaar voor Groei
Met de Glean Study Manager kan het RIVM hun onderzoeken efficiënt en veilig blijven beheren. De maatwerkoplossingen die we hebben toegevoegd, zorgt ervoor dat zij flexibel kunnen inspelen op nieuwe onderzoeksbehoeften. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe studies, het beheren van deelnemers, of het verwerken van enorme hoeveelheden data, wij zorgen ervoor dat het RIVM klaar is voor de toekomst.
